事務所の人数が増えて来たら、複数人で共同作業をすることが増えてくると思います。また、管理リストなどをエクセルで作って、みなで同時に閲覧したいといった要望も出てきます。そうした場合に、USBやメールでいちいちデータを送付していては時間もかかり不効率です。そこで、“サーバー”という選択肢が出てきます。
パソコンのデータをみんなで共有する仕組み⇒サーバー
一口にサーバーといっても、実はWEBサーバーや、データサーバーなど言葉の定義がいろいろあってややこしいのですが、ここでは、単純に、
“PC(パソコン)のデータをみんなで共有する仕組み”
と定義付けます。例えば、事務所内のAさんが、つくったエクセルをBさんが開くといったことをしたい場合にどのような方法があるのかという部分をわかりやすく解説させていただきます。
大きく分けて方法は３種類
厳密にはもっとあるかと思いますが、簡略化してご説明します。私がいろいろ経験して検討した結果、選択肢は以下の３つに絞られると思います。
１．誰かのPCをサーバー代わりに使用する
２．NASサーバーを使用する
３．Windowsサーバー
以下、順番に解説していきます。
１．誰かのPCをサーバー代わりに使用する
複数のPCをLANで繋いで使用し、各PCで共有設定を行うと、各々のPCのデータをそれぞれが閲覧することが可能となります。そこで、ある1人のPCのHDDをサーバー代わりに使用することでデータの共有を行うことが可能となります。
【デメリット】
・5名程度が限度
・サーバー代わりのPCの電源を常につけておく必要がある
２．NASサーバーを使用する
NASサーバーとは何かということはここでは解説しませんが、次にご説明するWindowsサーバーよりも簡易的なものと考えていただければ大丈夫です。運用にそこまで高度な知識は必要ありませんので、PCが人よりも得意というレベルであれば使いこなせると思います。
おすすめは以下の商品です。数万円からの価格帯。さらに、初心者向けの説明書もついており、サポートセンターに電話で質問することも可能です。
なお、このNASサーバーでも高価なものを買うと100名規模でも問題なくデータ共有ができます。
▼BUFFALO ネットワークHDD(NAS)
http://buffalo.jp/products/catalog/storage/hd_lan.html
【デメリット】
・アクセス制限などのセキュリティ面で融通がききにくい
・バックアップもとれるが、部分バックアップやスケジュールなどの融通がききにくい
・使用している会計ソフトによってはデータ共有ができない。（NTT達人シリーズではできません）
（弥生会計のデータ共有はできます。）
３．Windowsサーバー
税理士法人チェスターでは、現状ではこちらを使用しています。
但し、税理士法人チェスターは、IT部があり技術担当がおりますので運用は問題なくできておりますが、PCによほど詳しいスタッフがいない限りはこのWindowsサーバーの導入はやめておいたほうがよいでしょう。
もちろん、外部の会社に導入コンサルティングを受けることはできますが、日々の運用でトラブった場合の復旧などで苦労することになります。
ただ、イメージとしては、従業員数30名を超えてきた当たりで、このWindowsサーバーの導入を検討してみられるのがよいでしょう。
なお、NTTデータの達人シリーズを使っておられる事務所においては、オリコンタービレさんが、ファイルサーバーの導入支援を行っておられるようです。
▼達人サーバーセット（オリコンタービレ）
http://www.occ21.co.jp/news/index.php?eid=64
