PL×リモート=業務効率化☆

下田
働きかた
下田
広報担当下田

はじめまして、税理士法人チェスターの広報担当をしている下田と申します。
現在就職を検討している皆さんに、チェスターのことを知っていただくために、
ブログを通じてチェスターのことをご紹介していきたいと思います。
宜しくお願いいたします。

皆さん、こんにちは!広報担当の下田です😊

今回は巷で流行りのPLとリモートワークについて、お届けします!

みなさんは『PL』って、一体何の略なのかわかりますか?

うーん、どっちも違う気が・・・

「正解は・・ペーパーレス!でした!!」

左:鳥居さん 右:小林さん

わあ!鳥居さんに小林さん!!びっくりしましたよー!!

そして・・えっと、PLはペーパーレス(PaperLess)のことだったんですね。
なるほどなるほど!!

ちなみにLessはより少なく、という意味だそうです。
完全に無くすのではなく、必要最低限に留めましょう~といった感じでしょうか?

カフェインレスやハンコレスなんて言葉もよく耳にしますよね👂

では早速、PLに特化しているお二人にインタビューさせていただきます♪

まずは、PLのメリットを教えてください!

場所に縛られず、どこでも仕事ができることだと思います。

これまでの業務のやり方は、受領資料をコピーし、計算や検証等の結果も紙でファイリングしていました。すなわち、紙資料のあるところへ出向かないと、仕事ができない構造になっていたんです。
PLで作業を進めると、どこからでもデータを参照できるようになるので、結果どこからでも仕事が行えるようになりました。このメリットは、BCP※や在宅勤務での生産性向上にも大きく貢献すると思います!

※事業継続計画(Business Continuity Planning)の略。災害などの緊急事態が発生したときに、企業が損害を最小限に抑え、事業の継続や復旧を図るための計画。

お客様と共有したい資料が紙だとデータ化・確認のひと手間が必要ですが、PLなら書類が全て電子化されているので、メールですぐに送ることができます。

書き込みや修正も簡単ですし、案件ごとに資料をまとめているBOXの整理整頓もラクになりました◎
案件終了時のデータ格納作業の短縮にも繋がるので、内部作業の簡略化もできちゃいます。

あとは・・首のこりが大分楽になりました(笑)紙資料での仕事だと、どうしても目線が下に行くので首に負担がかかっていましたが、PLは自然と目線が上に行くので、首の疲れが大分軽減されました。

すごい、良いこと尽くめですね!流行りのストレートネックの防止にもなりそうです👍

健康第一ですね💪

逆に、デメリットもあるのでしょうか?

資料の並び替えは、どうしても紙の方が早いですね。なので、どういった順番でPDF化されれば仕事がやりやすいか?と考えてから資料のデータ化を依頼するようにしています。

書類をPC画面で確認するので、全体像や詳細が把握しにくい時もあります。ですが、紙の方が見やすい資料の場合はその部分だけ印刷して作業できるので、特にやりにくさを感じることはないですよ。

仕事をPLで!と聞くと紙を一切印刷してはいけないと思ってしまい、抵抗を感じがちでしたが・・意外と融通が利くものなんですね!

そうなんです😄その時の必要に応じて紙と電子データを使い分ければ、スムーズに仕事を進めることができるんです!

なんだか敷居が低くなった気がします☆ちなみにPLのコツって何かありますか?

紙で作業する時とおおまかな流れは同じなので、その中にある違いを認識することだと思います。最初に読み込むコピー資料はPDFに、印刷しファイリングしていた計算結果や調べ物はPDF化して調書フォルダへ格納を。両者の違いが理解できれば、作業がしやすくなります。

違いが判ると、先を見据えて仕事に取り組めるんですね♪そういえば、PLはチェスターの中で新しめの制度だと聞きました。鳥居さんがプロジェクト発足時のメンバーだったとか・・?

元々は「在宅ワークプロジェクト」という名称で、コロナ渦での働き方を検討・提案する有志の集まりでした。プロジェクトを通じて他拠点の仕事状況を聞くことができたし、メンバーとも仲良くなれました!PLはコミッティになったので、今後も飛躍していくと思います。

そんな経緯が・・!それではこの先も楽しみですね⭐

あと、これはまだ少数派ですが・・最後にお客様へお渡しする評価資料も、PLで出来るようになりました。

普段はこのファイルに集約していますが、USBデータでのお渡しも可能になったんです。

圧倒的サイズ感🙄

中身が同じ内容とは思えない程のコンパクトさですね!!こうして見てわかる成果があると、お二人が奨励しているのも納得しました!

先進的でありながらサステナブルにも繋がるなんて、素敵な方法ですね🌱

税務署が推進している電子申告への架け橋にもなる、貴重なお話が聞けて良かったです!

さて、2つめのお題リモートワークについてですが、こちらはアンケート形式でお送りしたいと思います☆

僭越ながら、私もリモートワークに切り替えさせていただいて・・

ガンバリマス。

リモートワークはPLと同じ時期に導入されたので、こちらも新しめの制度ですね。

密を避けることができ、通勤が無くなる分他のことに時間を充てられるので、日常生活の満足度が高くなったとの声も届いています。

その一方でお客様とのやりとりや勤務状況の管理の大変さや、出社メンバーへの負担もあるので、みんなが気持ち良く働けるようなルール作りが重要なところですね💡

自宅と事務所。環境が変わるとモチベーションの維持にも工夫が必要なのでは・・?

僅かな差で、無音派が勝利!

最近はBGMを流している拠点も多いので、ちょっぴり意外な結果でした☆

楽曲の内訳を見てみると・・

❶ ジャズ 👑
❷ クラシック
❸ カフェミュージック
❹ YOUTUBEやAppleMusicの作業用BGM
❺ 流行りの曲のインストver

上位は心が落ち着きそうなジャンルが多めですね♬

テンションを上げるため、敢えてアップテンポな曲や好きな歌手の曲を選ぶ方もいました💛わかる!

そして少数派ながらも目に留まったのは、ラジオ逆転裁判のBGMとのお声。
近々マネしてみようと思います🎧

リモートワーク向けのオススメグッズも聞いてみました★

<お仕事編>

❶ ワイドモニター 👑
❷ ワイヤレスイヤホン
❸ デスク (広いもの・Traybo)
❹ ながら利用できる健康グッズ
❺ 有料ソフトやi Pad等のガジェット

事務所でのデュアルモニターを、お家で再現できるとストレスフリーですよね!

ノイズキャンセリング機能で生活音を消したり、香りで集中しやすい環境を作ったり等、みなさんそれぞれ工夫をして仕事に取り組んでいました◎

<ブレイク編>

 甘いおやつ 👑
❷ 紅茶
❸ 挽きたてコーヒー
❹ デリバリーランチ
❺ 運動グッズ (ストレッチボール・リングフィット)

頭を使う故の糖分補給!チョコレート、ケーキ、コンビニスイーツが人気のようです🍫

見た目や匂いが独特な物にチャレンジできるのも、おうちならでは!

ご褒美の楽しみがあるからこそ、ON/OFFの切り替えが上手くできるのかもしれませんね😉

甘いものは格別です🍰

あ!せっかくなので、鳥居さんと小林さんからもオススメグッズを教えてほしいですー!!

じゃじゃーん!

横浜は駅前のデパ地下グルメが充実しているので、リモートワークの前日には美味しいお菓子やパンを購入して、休憩時間に楽しんでいます!

一人で集中しているとあっという間に時間が過ぎてしまうので、甘いもので休憩をとって癒されています♡

運動量がどうしても下がるので、定期的に体を動かすようにしています。以前はダンベルで筋トレをしていたのですが、置き場所に困らされまして。あげく夜中トイレへ向かう途中、床に置いていたダンベルに足の小指をぶつけて、すごく痛い思いをしたことも・・(苦笑)

今はこのトレーニング用チューブに置き換えていますが、場所も取らないし色々な部位を鍛えることができるので、買って良かったな♪と思っています!

家でだからこそ出来るリフレッシュ方法は、リモートワークの要なんですね!!共有ありがとうございました☆

それでは、先程ブレイク編でオススメされていた、リングフィットをしながら今回は締めたいと思います!
実は地味に気になっていたんです(笑)

・・あれ?意外と難しい💦

腹筋にキテます😣

社会情勢に沿った制度や、便利な道具は日々新しく生まれてきています。

適度に運動しつつ、多様化の波に乗りながら、自分にあった仕事のスタイルを見つけていけるといいですね✨

次回もお楽しみに~♪

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